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Cómo prevenir los errores con el correo electrónico (Outlook)

El correo electrónico es un medio de comunicación instantáneo, podemos enviar un correo en décimas de segundo, esto unido al hecho de que habitualmente no perdemos unos minutos revisando nuestros correos o los destinarios que figuran en los campos “Para” o “CC” conlleva que se cometan errores. Algunos de estos errores consisten en: enviar el correo a un destinario incorrecto, olvidarnos de adjuntar un archivo importante, cometer faltas de ortografía, no insertar nuestra firma, presionar por error el botón de “Responder a todos”, etc.

En algunos casos estos errores pueden generarnos un conflicto laboral o personal. Esto último pueden atestiguarlo algunos directivos importantes como “Gary Chaplin” o “Bill Cochran” (de los que se han hecho eco los medios de comunicación) y que podéis consultar en los siguientes enlaces:
http://ar.noticias.yahoo.com/blogs/blog-editorial/c%C3%B3mo-acabar-con-una-brillante-carrera-profesional-con-195212882.html
http://online.wsj.com/article/SB130048513944796003.html

Una posible solución sería contar con unos minutos de margen, es decir, que Outlook retarde el envío del correo desde que presionamos el botón de “Enviar”. Esto es muy importante porque según los expertos nos percatamos del 80% de los errores en los primeros minutos después de enviar el correo. En los siguientes tutoriales podremos configurar Outlook para que por defecto todos nuestros correos tengan unos minutos de retraso en su envío. En ese lapso configurable (desde 1 minuto hasta 120) podremos rectificar nuestro error y dar marcha atrás.

Además también podremos establecer excepciones a esta regla general, para el caso que nos soliciten un correo urgente, estableciendo una marca o texto que indiquemos en el correo lo enviaremos sin dilación.

 

23/09/13

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